งานจะดีต้องมีการเตรียมตัวทีดี

งานนำเสนอจะออกมาดีต้องมีการเตรียมตัวที่ดีด้วย

          ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการเตรียมงานนำเสนออย่างคร่าวๆซึ่งผู้อ่านสามารถนำไปใช้ เป็นแนวทางตามความเหมาะสม

                    เตรียมข้อมูล การเตรียมตัวสำหรับงานนำเสนอ ต้องมีข้อมูลทั้งในส่วนของผู้บรรยายและผู้ฟังบรรยาย เรียกว่าต้องรู้เขารู้เรา หากทำเช่นนี้รบกี่ครั้งก็ชนะ ด้านหนึ่งคือต้องหาข้อมูลที่ดีที่สุดเพื่อใช้นำเสนอ เริ่มจากต้องทราบว่าการนำเสนอในครั้งนี้มีจุดประสงค์อะไร ต้องการให้ผู้ฟังทราบอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ที่เหมาะสมในการถ่ายทอดสิ่งเหล่านี้ และอีกด้านหนึ่งก็เป็นส่วนสำคัญคือ ต้องทราบว่าผู้ฟังเป็นใคร มีวุฒิภาวะ การศึกษาระดับใด มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่จะนำเสนอบ้าง หรือมีความสนในสิ่งนี้หรือไม่
                    เมื่อทราบวัตถุประสงค์อย่างคร่าวๆแล้ว ต่อไปก็ให้รวบรวมข้อมูลที่เรามีอยู่มาทำการวิเคราะห์ว่าข้อมูลใดที่ควรนำมา ใส่ไว้ในสไลด์บ้าง มีข้อมูลใดที่เป็นส่วนสำคัญและยังขาดอยู่ ก็ให้หามาให้ครบถ้วน

                    จัดทำงานนำเสนอ เมื่อมีข้อมูลจนครบถ้วน ก็ให้นำข้อมูลต่างๆมาสร้างเป็นงานนำเสนอ เริ่มจากการจัดเตรียมหัวข้อหลักๆให้เหมาะสม ให้เป็นไปตามจุดประสงค์ที่วางเอาไว้คือ ต้องทราบว่าในสไลด์แต่ละแผ่นมีวัตถุประสงค์อะไร ควรมีข้อข้อความใดบ้าง เมื่อครบถ้วนแล้ว จึงค่อยตกแต่งแต่ละสไลด์ให้สวยงาม การตกแต่งอาจใส่รูปภาพ ใส่กราฟ ตัวการ์ตูน ใส่เสียง ภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ
                    เมื่อเราสร้างงานนำเสนอเสร็จแล้ว ก็ให้จัดพิมพ์เอกสารลงกระดาษ เพื่อเตรียมไว้แจกผู้เข้ารับฟังการบรรยาย แนะนำว่าควรจัดทำเผื่อไว้สัก 30 เปอร์เซ็นต์ เพราะเอกสารที่เหลือดีกว่าไม่มีพอแจกผู้ฟัง

                    ซักซ้อมก่อนนำเสนอจริง เมื่อได้สร้างงานนำเสนอพร้อมกับพิมพ์เอกสารเตรียมไว้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือ การซักซ้อมการบรรยาย ผู้อ่านสามารถตรวจสอบท่าทางตัวเองได้ในกระจกบานใหญ่ๆ สังเกตน้ำเสียงและท่าทาง เพื่อป้องกันการประหม่าขณะอยู่ท่ามกลางสายตาประชาชนจำนวนมาก จุดประสงค์ของการซ้อมก่อนการนำเสนอจริงมีดังนี้คือ
                    ซ้อมเพื่อให้เข้าใจข้อมูลอย่างถ่องแท้ ในขณะที่ผู้อ่านทดลองบรรยายแต่ละหัวข้อสไลด์ จะทราบโดยทันทีว่าหัวข้อใดควรเน้นพิเศษ หัวข้อใดควรข้ามไป ข้อดีอีกประการหนึ่งของการซ้อมการบรรยายคือ ผู้บรรยายจะรู้ด้วยตนเองว่าอธิบายจุดใดได้ไม่ดี ซึ่งอาจเกิดจากตัวผู้บรรยายเองไม่เข้าใจหัวข้อนี้ หรือข้อมูลที่ได้มายังไม่กระจ่างเพียงพอ
                    ซ้อมเพื่อลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง ขณะทดลองบรรยาย หากพบว่าหัวข้อใดที่มีลำดับไม่ถูกต้อง ก็สามารถกลับไปแก้ไขได้ทันที
                    ซ้อมเพื่อให้เกิดความมั่นใจ การทดลองซ้อมจริงๆหน้ากระจก วิธีการเน้นเสียง กิริยาท่าทาง หากเราซ้อมไปเรื่อยๆ จะเกิดความชำนาญและความมั่นใจ ช่วยให้ภาพโดยรวมของการนำเสนอจริงเป็นไปอย่างราบรื่น
                    ซ้อมเพื่อหากำหนดเวลาที่แน่นอน การจับเวลาการซ้อมบรรยาย จะได้ทราบว่าควรเน้นหัวข้อใดบ้าง casino online polska หรือควรใช้เวลากับเรื่องใดเป็นพิเศษ ถ้าพบว่าใช้ช่วงเวลาใดไม่เหมาะสมเราจะได้หาทางป้องกันและแก้ไขได้ทันที

                    นำเสนอจริง ขณะนำเสนอจริง ผู้บรรยายควรเป็นส่วนเดียวกับผู้ฟัง กล่าวคือควรทำให้บรรยากาศการบรรยายเป็นกันเอง เมื่อเป็นกันเองแล้วเรื่องต่างๆ ก็จะง่าย ผู้บรรยายก็ไม่เกร็ง ผู้ฟังรู้สึกสบาย งานนำเสนอก็จะราบรื่นไปด้วยดี
                    ขณะนำเสนอ PowerPoint มีทางเลือกในการเปลี่ยนสไลด์ได้หลายทาง คุณอาจใช้เมาส์คลิก หรือใช้คีย์ นอกจากนี้ยังสามารถวาดเส้นบางส่วนบนสไลด์ในขณะทำการบรรยาย
                    คุณสมบัติอย่างหนึ่งใน PowerPoint ที่อำนวยความสะดวกในการบรรยาย ได้แก่ การเลือกแสดงบางสไลด์ที่ต้องการ ผู้บรรยายสามารถกำหนดให้แสดงบางกลุ่มสไลด์ หรือกระโดดไปยังสไลด์ในแผ่นใดๆก็ได้ รวมทั้งสามารถอ้างอิงกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ เช่น อินเตอร์เน็ต
                    การพูด การสื่อความหมาย การโน้มน้าวจิตใจให้คนต่างวัย ต่างอาชีพ ต่างฐานะความรู้ ฯลฯ ให้มีเจตคติที่ดีและเข้าใจในสิ่งที่เราอยากนำเสนอจำเป็นต้องมีวิธีการนำเสนอ ที่ดี ประทับใจ และโดดเด่นเหนือคู่แข่ง ซึ่งคนเราทุกคนไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร พ่อค้า พนักงานขาย วิทยากร หรือบุคคลต่างๆ จะต้องฝึกทักษะและพัฒนาฝีมือในการนำเสนอความคิดหรือสินค้าของตนตั้งแต่ระดับ ง่ายๆ จนกระทั่งถึงวิธีการนำเสนอแบบมืออาชีพ “ท่านจะได้รับผลตอบแทนตามมาอย่างคุ้มค่า หากท่านจะมีความตั้งใจจริงที่จะสื่อสารให้คนจำนวนหนึ่งเข้าใจท่านได้อย่าง แท้จริงเท่านั้น”
                    Alan Loy McGinnis Bringing Out the Best in People, Augsburg Publishing House, Minneapolis, 1985, p 167
                    คำจำกัดความที่ไพเราะและเหมาะสมของ “การนำเสนอ” ก็คือ “การให้” ชนิดหนึ่งนั่นเอง ซึ่งก็หมายความว่าผู้นำเสนอจะให้ในสิ่งที่ “ผู้รับ” (ผู้ฟัง) อยากได้นั่นเอง ท่านเคยสังเกตไหมว่าเวลาท่านให้ของที่ถูกใจแก่ผู้รับเขามีกริยา “การตอบสนอง” อย่างไร ? ฉันใดก็ฉันนั้นกริยาอาการอย่างนั้นท่านก็จะพึงได้รับถ้าหากท่านนำเสนอได้ อย่าง “มืออาชีพ” และ “การตอบสนอง” จากผู้ฟังนี่เองคือข้อแตกต่างประการที่สองระหว่าง “การกล่าวคำปราศรัย” และ “การนำเสนอ”